[Outlook] Jakie reguły najlepiej tworzyć

Ostatnio staram się stworzyć sobie system zarządzania mailami w outlook’u tak abym nie tracił czasu na czytanie niepotrzebnych maili. Teraz do głowy przychodzi myśl „przecież od tego są reguły”, no tak ale czy zastanawialiście się jakie reguły tworzyć a z jakimi dać sobie spokój? Jak tak 🙂 Poniżej kilka moich przemyśleń.

Pracuje już z outlook’iem zawodowo jakieś 4 lata. Tak wiem, krótko 🙂 Pomimo faktu, że pracuje „tylko” 4 lata pozwoliłem sobie na analizę mojej pracy z outlook’iem jaką wykonywałem 4 lata temu i porównałem to do obecnych sposobów jak zarządzam moją pocztą przychodzącą.

Pierwszy błąd jaki zrobiłem na początku mojej pracy było ustawianie reguł. Hmmm, źle się wyraziłem 🙂 Błędem nie było ustawianie reguł przychodzących maili a bardziej co te reguły robiły. Pierwszą reguła jaką zrobiłem było ustawienie filtrowania wiadomości po adresacie. A dokładniej np: wiadomość od Jana Kowalskiego przenoszona była automatycznie do folderu „Jan Kowalski”. Teraz zastanówmy się co mi to dało… WEDŁUG MNIE NIC!!! Wyobraźcie sobie (albo spójrzcie w swojego outlook’a 🙂 że mając kilka lub kilkanaście folderów dla poszczególnych współpracowników i maile, które automatycznie są filtrowane i przenoszone do poszczególnych folderów nie poprawiają naszej wydajności. Mało tego, mi to przeszkadzało bo miałem kilka-kilkanaście folderów z nieprzeczytaną pocztą. JAK MNIE TO IRYTOWAŁO -> ciągle miałem wrażenie, że z czymś się nie wyrabiam, że o czymś zapomnę.

Kolejny błąd jaki robiłem jest bardzo podobny do powyższego przykładu. Chodzi o foldery z poszczególnymi projektami w których biorę lub brałem udział. Reguła przenosiła zadania do folderu projektowego na podstawie frazy w temacie i/lub od konkretnych osób. Wynik był bardzo podobny jak powyżej. Mnóstwo folderów z zaznaczonymi wiadomościami do przeczytania. W prawdzie sposób podziału na foldery projektowe jest bardzo dobry i popieram ale nie reguła przenoszona automatycznie maile.

Mając taką hierarchę folderów w outlook’u miałem kilkanaście folderów z mailami do przeczytania ciągle nasuwało się pytanie  -> które maila przeczytać najpierw??

Pracować czy czytać?

Kiedyś przeczytałem wpis Marcina Kwiecińskiego na temat możliwości zarządzania własnymi mailami. Bardzo mnie zaciekawił i stwierdziłem, że spróbuję. Usunąłem część reguł odpowiadających za filtrowanie wiadomości pod kątem wysyłających oraz zawartości. Pozostawiłem jedynie odfiltrowane różnego rodzaju Newslettery, wiadomości automatycznie generowane przez systemy wewnętrzne itd. Rezultatem jest to, że każda poczta która teoretycznie powinna mnie zainteresować lub jest ważna wpada do Skrzynki odbiorczej. Pozostała część, która jest mało ważna jest dalej filtrowana. Teraz jestem w stanie przejrzeć każdego maila i zdecydować czy na jego podstawie mam coś do zrobienia (przenoszę do folderu „Do zrobienia”) czy może jest to informacja, która przyda mi się później. I to ja kontroluję gdzie dany mail zostanie przeniesiony, a co najważniejsze w każdy mail jestem w stanie choćby na kilka sekund zajrzeć.

Wspomniany post wyżej czytałem w październiku, już około miesiąca testuje takie zarządzanie wiadomościami. Obecnie wychodzę z pracy zawsze ze skrzynką mailową w której mam wszystko przeczytane. Pierwszy argument jaki usłyszałem, jest to że przy dużej ilości maili człowiek by siedział i ciągle przerzucał wiadomości. A od czego jest poranny i popołudniowy przegląd maili??? Ja zawsze rano i przed wyjściem przeglądam maile. A kolejnego dnia widzę co mam w folderze „Do zrobienia” i to robię 🙂

Na pewno chcemy jednego, a mianowicie wydajniej pracować. Pytanie jest jedno: Czy robimy coś w tym kierunku czy udajemy że jest ok??? 🙂

Tak to u mnie jest 🙂

Powodzenia 🙂

  • Gość

    Nie no klasa!!!