Przejrzystość komunikacji mailowej – miała zmiana a jak dużo potrafi

przejrzystość komunikacji mailowej

Odbiorca: Pisałeś do mnie?
Ja: Nie, do świętego Piotra…

Odbiorca: Myślałem że to do kogoś innego…

#TakaSytuacja

Przejrzystość komunikacji mailowej jest bardzo ważna. Zapewne spotkałeś się z sytuacją kiedy wysłałeś maila do kilku adresatów jednocześnie a mail ten został zignorowany, ponieważ każda osoba myślała że treść jest kierowana do innej osoby. Jak temu można zapobiegać? Może wskazać osobę palcem, że to do niej. Jak nie skutkuje to może użyć coś ciężkiego 😉 – to oczywiście żart. Jednak w komunikacji mailowej można wykorzystać coś co działa w komunikatorach czy na forach. Wywołanie użytkownika w Outlook za pomocą @.

 

TAK TO DO CIEBIE DROGI KOLEGO…

Dla przykładu, po wywołaniu w komunikatorze slack dowolnej osoby z zespołu za pomocą @ ta osoba dostaje dodatkowe powiadomienie ale również inni członkowie zespołu wiedzą do kogo kierowana jest konwersacja. Podobna zasada działa na forach. Czemu nie stosować tego w komunikacji mailowej. Ja nie widze przeciwskazań 🙂 A Ty?

 

Nieźle co? 🙂 A jednak jest jeszcze lepiej …

 

Ja nie widzę przeciwwskazań, Microsoft również 🙂

Jakiś czas temu, całkiem przypadkiem, odkryłem że w wersji Outlook 2016 pochodzącej z subskrypcji Office365, że istnieje funkcjonalność wywoływania ludzi. Pewnie myślisz nic ciekawego… A jednak ciekawe jest to jak to działa 🙂 Moim zdaniem to znacząco poprawia przejrzystość komunikacji mailowej i warto nabierać takie nawyki.

Wywołanie dowolnej osoby w treści maila automatycznie dodaje tą osobę do głównych adresatów maila. Teraz już każdy wie do kogo kierowane jest dane zdanie z maila. Można napisać do wszystkich cześć maila ale również wskazać jedną osobę aby tylko Ona ustosunkowała się do części wiadomości, w której została wywołana.

 

Oficjalne informacje Microsoft na ten temat znajdziesz TUTAJ.

A Ty jak sobie radzisz z komunikacją? Chciałbym poznać Twoje zdanie w tym temacie 🙂

PS. Jeśli lubisz takie tricki to proponuję Ci również artykuł #Outlook – Pomysł na klarowną dyskusję