[Sharepoint] [OneNote] Wymiana informacji w zespole

Dziś chciałbym tak na szybko wspomnieć o możliwościach jakie kryją za sobą Sharepoint oraz OneNote. Od dłuższego czasu korzystam z OneNote (w pracy oraz w domu). Według mnie jest to świetne narzędzie, które pomaga w organizacji własnych notatek ale nie tylko. Dziś właśnie chciałbym przedstawić świetną opcję połączenia w firmie Sharepoint oraz OneNote.

Ostatnio miałem na tapecie migrację jednego systemu pomiędzy lokalizacjami. Jak to podczas prac przygotowawczych, zacząłem notować wszystkie ustalenia ze spotkań, nie obyło się również oczywiście bez 1000 telefonów, maili itd. Ale jest na to alternatywa 🙂

Współtworzenie dokumentów

Na pewno spotkaliście się już z współtworzeniem różnych projektów, dokumentacji itd. Bardzo korzystną opcją jest wrzucenie takiego dokumenty np. w formacie Microsoft Word na zasób współdzielony aby każdy mógł edytować taki dokument i wprowadzał nie tylko własne zmiany ale również komentarze do zmian wprowadzonych przez inne osoby. Opcja ta jest bardzo fajna, ale dla mnie zdaje egzamin jedynie, właśnie, podczas tworzenia dokumentów. Problem pojawia się przy ustaleniach szczegółów pewnego zadania do wykonania, które nie ma odniesienia do dokumentacji lub zwyczajnie notatek ze spotkań. Według mnie z pomocą przychodzi OneNote.

OneNote oraz Sharepoint

Tak jak wspomniałem, podczas prac przygotowawczych częste ustalenia i ich zmiany powodują chaos. Najczęściej wygląda to tak, że notatki są przesyłane przez pocztę elektroniczną. Kolejne osoby (adresaci) po zapoznaniu się, odpisują wszystkim o własnych uwagach. Takie postępowanie może generować sporą ilość maili. Wysłany jeden mail do 5 osób może wygenerować co najmniej 3 odpowiedzi. Teraz nadawca pierwszej wiadomości musi zebrać wszystkie uwagi i odpisać. Tym sposobem nie jest trudno aby zgubić jakiś wątek, który po jakimś czasie może okazać się niezbędny.

Ustalenia można realizować w jednym dokumencie jak pisałem wyżej. Ale taki dokument trzeba otwierać. A OneNote 🙂 Tworzymy notes, udostępniamy go na Sharepoint w firmie (możemy również na Skydrive.com o ile nie mamy tam wrażliwych informacji dla firmy), a następnie zapraszamy inne osoby aby pobrały ten notes u siebie w programie OneNote. Teraz kiedy wszyscy zainteresowani mają już podpięty ten notes do własnego OneNote’a, będzie on automatycznie się synchronizował. Każdy kto wprowadzi jakieś zmiany będzie oznaczony, że te zmiany wprowadził właśnie on.

Rezultatem jest spójny notes, do którego mają wszyscy dostęp. Myślę, że każdy powinien spróbować przetestować takie rozwiązanie. 🙂

W kolejnych wpisach zamieszczę krok po kroku jak używać tych narzędzi 🙂

Powodzenia 🙂

Ps. A Wy jaki macie na to sposób??? 🙂