Bez kategorii

Utrzymanie infrastruktury IT – Moje osobiste zdanie

IT_Infrastructure

W mojej karierze zdążyłem spotkać się z wieloma sposobami utrzymywania aktualnej informacji o stanie wykorzystania zasobów w infrastruktury informatycznej różnych firm. Ale jak poprawnie utrzymywać te informacje?

Sposoby utrzymania aktualnych dokumentacji opierały się o cyklicznych aktualizacjach i inwentaryzacjach sprzętu oraz zasobów systemowych do arkuszy excela lub sharepointa. Jednak jeśli były one wykonywane raz do roku to specjaliści IT tracili nawet do kilku tygodni aby doprowadzić proces do końca. Wiadomym jest, że procedury utrzymaniowe różnią się w małej firmie z kilkuosobowym działem IT, gdzie stan w serwerowni mało się zmienia. Ale co zrobić kiedy w firmie powstaje dużo wewnętrznych i zewnętrznych projektów? Jak aktualizować informacje na temat stanu infrastruktury IT w średnich Data Center? Aby przejść do tego jak to robić trzeba zastanowić się dlaczego jest to takie ważne.

Optymalizacja przez automatyzację

Posiadając infrastrukturę IT musimy liczyć się z faktem że generuje ona koszty które dla biznesu nie są jasne. Ja zawsze nie lubiłem traktowania IT wewnątrz firm jako generatora kosztów. Ale zastanawiając się głębiej trzeba zadać pytanie czy „Informatycy” działający wewnątrz firmy zarabiają dla niej? Nie… Ale na pewno mogą pomagać zarabiać biznesowi coraz więcej oraz optymalizować własne koszty. Ale jeśli nie zadbamy o jasny sposób dokumentowania i raportowania tego co mamy to nie znajdziemy miejsc gdzie jest coś do poprawienia bo okaże się że do poprawienia będzie wszystko.

I w końcu na temat:)

Widziałem również próby utrzymywania aktualnej informacji na temat infrastruktury na bieżąco. Możecie zapytać mnie dlaczego napisałem „próby”? Moim zdaniem nie można utrzymywać aktualnej informacji na temat infrastruktury bez skrupulatnego zaprojektowania procesów utrzymaniowych. Aby to zrobić potrzebne do tego są:

Jasny proces kreowania zasobów pod nowe projekty

  • Automatyzacja raportowania stanu bieżącego
  • Automatyzacja zwalniania zasobów zakończonych projektów

 

Jak każda procedura w organizacji tak i powyższe punkty muszą być skonsultowane oraz zatwierdzone przez przedstawicieli grup biznesowych w całej organizacji. Jeśli nie zostanie to zrobione to zawsze będą one odbierane jako przeszkoda w realizacji biznesu firmy.

Jasny proces kreowania zasobów pod nowe projekty jest potrzebny do szybkiego zapewnienia usług na które jest zapotrzebowanie. Moim zdaniem ważnym jest aby szybko otrzymać informacje potrzebne nam do określenia jakie ilości zasobów potrzebne są pod nowy projekt. Można to wykonać przez chociażby skrupulatnie przygotowany zestaw pytań który biznes zrozumie i zaakceptuje. Później łatwiej dograć niuanse niż ustalać wszystko od początku.

A teraz róbmy ćwiczenie 🙂 Wyobraźmy sobie, że zgłasza się do Nas biznes z prośbą wykreowania nowych serwerów wirtualnych „na wczoraj”. Kiedy otrzymamy zadowalającą nas ilość informacji od osób proszących o nowe zasoby informatyczne? To chyba proste – podczas zgłaszania przez nich zapotrzebowania. Jasnym jest, że kiedy takie zasoby (w postaci nowych serwerów lub zasobów dyskowych) już zostaną stworzone to zapytania o doprecyzowanie po co te zasoby i do kiedy będą używane bardzo często będą wpadać jak kamień w wodę.

Ważnym jest aby doprecyzować konkretne informacje jakie chcemy otrzymać, ale również nie może być ich za dużo. Jeśli w naszym procesie będzie zbyt dużo zbędnych informacji nikt nie będzie się do nich przykładał i w rezultacie po średnio pół roku będziemy mieli stan dokumentacji nie odzwierciedlający stanu faktycznego.

Automatyzacja raportowania stanu bieżącego pozwoli na przejrzyste monitorowanie wykorzystania zasobów co można przełożyć w plany inwestycyjne lub modernizacyjne. Przykładem jest chociażby przeliczenie oszczędności jakie można uzyskać przez wirtualizację zasobów IT. Każda firma może sobie stworzyć własny system raportowania. CIO w każdej firmie będą mega zadowoleni jeśli zadadzą pytanie „ile mamy wolnych zasobów?” a specjaliści automatycznie wygenerują raport oraz przygotują go w ciągu kilku godzin.

Automatyzacja zwalniania zasobów zakończonych projektów doprowadzi nas do sytuacji kiedy będziemy mieli pewność, że zasoby które są zajęte przez dany projekt są na 100% używane i zarabiają na siebie. Koniecznym jest wprowadzenie procesu wysyłania alertów, że projekt się kończy i należy albo przedłużyć jego ważność albo usunąć zasoby aby nie generowały zbędnych kosztów.

To tyle 🙂 A jak wygląda sposób utrzymania w waszych firmach?

  • ziembor

    Automatyzacja raportowania zakończonych projektów: „Projekt się kończy”? A nie lepiej: potwierdź że nadal dajesz budżet na utrzymanie/wsparcie/whatever (i tak 4 razy, z odstępem najpierw miesiąca, potem 2 tygodni, tygodnia). I po 4 razie: w ciągu 24 godzin (wtorek, a nie piątek 🙂 zablokować/połozyć zasoby. na miesiąc — oczywiście w formie rejestrowanej przez lokalne gromadzenie dowodów (np. change management). Zainteresowani się zorientują (choćby ze zgłoszeń Service Desku — ale właśnie dlatego wtorek rano, a nie piątek wieczór by był czas na szybką reakcję gdyby np. okazało się, że personel decydujący się zmienił).
    Zwłaszcza gdy się okazje, że to nie projekt a typowy BAU. (hint: w uproszczeniu projekt to nie dowolna aktywność organizacji, a coś co ma zdefiniowany cel i jakąś wizję dojścia do tego celu…

    • Damian Garbus

      Ziemek, toż właśnie o to chodziło 🙂 Ważne, aby tego typu automatyzacje opracować w oparciu o nowe lub istniejące rozwiązania. Koniecznym jest niwelowanie czynnika ludzkiego jakim jest pamięć. Wydaje się, że uruchamiając serwer wydaje się że będziemy pamiętać o nim za rok lub dwa lata. Nic bardziej mylnego. Admini zapominają lub zmieniają pracę a serwery pozostają.

      Dodam na koniec, że podzielam Twoje podejście gdyż spotykałem się również z takimi KP którzy nie wiedzieli, że mają przypisany do jakiegoś projektu serwer. W takiej sytuacji odcinamy i czekamy na reakcję. W zeszłym roku wyeliminowałem w ten sposób ponad 5 serwerów 🙂

  • Kamil Bajon

    Moje ostatnie odkrycie a’propos tego nazywa się Infoblox NetMRI. Niby to system do zarządzania infrastrukturą sieciową, ale oprócz tego jest świetnym narzędziem do paszportyzacji sieci. Tabele budowane są w pełni dynamicznie. Oczywiście trzeba pamiętać o procedurach wdrażania, dnsie i o infrastrukturze fizycznej, ale praktycznie wszystko pozostałe dotyczące inwentaryzacji, żącznie z mapami w L2 robi się automatycznie.

    • Damian Garbus

      Dzięki Kamilu, za przykład rozwiązania. Poczytam 🙂